Over de groeiende ondernemer met een serieus probleem

Een jaar geleden kwam er een klant bij ons die verwachtte snel te gaan groeien. Goed nieuws natuurlijk, alleen de accountant kreeg het maar niet voor elkaar om de groei van dit SaaS-bedrijf op maandelijks niveau goed te managen. Daar sta je dan als gedreven ondernemer die op volle kracht vooruit wil... 

Vanuit Rockit Finance zijn we een samenwerking met dit bedrijf gestart. Een samenwerking die startte met een SWOT-scan waarin we heel helder en pragmatisch gekeken hebben naar hoe het bedrijf eruit zag. En naar waar er geld verdiend werd, naar welke kosten er gemaakt werden, welke mensen er betrokken waren, wie voor wat verantwoordelijk was enzovoort. Kortom, we hebben een dwarsdoorsnede van het bedrijf gemaakt zodat ook voor ons alles tot in detail helder was. 

Geen goede match 

Al snel werd duidelijk dat ze met een bepaald abonnementensysteem in combinatie met een bepaald boekhoudpakket werkten. En dat bleek geen goede match. De cijfers werden namelijk niet goed verwerkt over en weer waardoor een kloppende maandafsluiting niet goed mogelijk was. Dat was voor ons de reden om het anders te gaan doen, door opstarten van het project ‘connecting the dots', waar we al vaker over geschreven hebben. Dit resulteerde er onder meer in dat we het abonnementensysteem gekoppeld hebben aan een ander boekhoudpakket, in dit geval Exact Online. Dit synchroniseerde perfect met elkaar. En toen? Toen ging het lópen. De administratie is inmiddels heel overzichtelijk, wordt real time getoond en als er een factuur verstuurd wordt komt deze vanzelf in de boekhoudsoftware terecht.  

Vervolgens zijn we ook naar de historische data gaan kijken. Deze bleek in het oude systeem niet helder weergegeven en niet goed gerubriceerd. Daardoor was voor de ondernemer (en voor ons!) niet duidelijk wat de performance nu eigenlijk was. Zo miste bijvoorbeeld een goede kostenopbouw, terwijl dit juist voor een SaaS-bedrijf belangrijke informatie is. Ook dit is opgelost door de kostenstructuur in Exact in te bouwen en de historische data aan te passen. Dit, met nog meer andere werkzaamheden, werd het project 'solid as a rock’. 

Dashboard passende rapportagetool

Tot slot hebben we een dashboard ontwikkeld in een passende rapportagetool met de voor deze klant specifieke SaaS-indeling. De klant kan nu heel gemakkelijk zien waar hij vandaan komt, waar hij naartoe gaat (forecasting) en hoe de stand van zaken op dit moment is. Men werkt inmiddels met een checklist zodat iedereen precies weet wat er door wie aan het eind van de maand uitgevoerd moet worden. De maandelijkse verwerking, die in eerste instantie problemen gaf, verloopt nu niet alleen heel gestructureerd maar ook heel eenvoudig. Samen met deze relatie bespreken we elke maand de cijfers, de ontwikkelingen en andere opvallende zaken en kan de maand afgesloten worden. 

Van uitdaging naar oplossing 

Deze klant kwam bij ons met de vraag “’ Help, we hebben geen inzicht en dat is nodig want we gaan hard groeien’. En nu? Nu hebben ze een schaalbaar proces waarmee ze 100% klaar zijn voor hun groei.  

Herkenbare uitdaging?

Waarom we deze casus delen? Omdat we ons zomaar voor kunnen stellen dat jij tegen een vergelijkbare uitdaging aanloopt. Neem gewoon eens contact met ons op. Wie weet is de oplossing sneller te bereiken dan je nu denkt.