Het geld vliegt er aan alle kanten uit: hoe krijg ik inzicht?

Wanneer je, als ondernemer, het gevoel van grip mist op het gebied van geldzaken, dan adviseren we om éérst je boekhouding op orde te brengen. Want dat blijkt vaak het probleem wanneer men het gevoel heeft dat het geld er aan alle kanten uitvliegt.

Boekhouding op orde brengen? Zó doe je dat.

Met op orde brengen bedoelen we in elk geval dat alle kosten niet alleen in de juiste periode zijn opgevoerd, maar ook goed gerubriceerd zijn. Dát is je vertrekpunt, omdat je vanaf daar met actuele cijfers werkt die bovendien op de goede plaats staan.

Stel een goed budget op. Liefst aan het begin van het jaar.

Vervolgens is het onmisbaar om aan het begin van het jaar een goed budget op te stellen. Want als je alleen actuele cijfers, maar geen budget hebt, dan kun je je cijfers immers nergens mee vergelijken. En dat kunnen vergelijken is weer belangrijk omdat je daarmee nauwkeurig kunt bepalen hoeveel kosten je voor een bepaalde post wilt reserveren. Dat maakt het accepteren van offertes van leveranciers, die een bedrag vragen om bepaalde zaken voor je te produceren, gemakkelijker. Wanneer je op gegeven moment je cijfers actueel hebt en, door naar je budget te kijken, een plan hebt vanwaaruit je weet welk bedrag je waaraan wilt besteden, dan kun je een analyse maken.

Onderzoek je analyse en vul je boekhouding correct

Deze analyse laat de werkelijkheid van je kosten en je uitgaven zien. Als je afwijkingen ten opzichte van het budget ontdekt, dan kun je gericht de diepte in en onderzoeken waar een eventuele afwijking vandaan komt. En dan niet alleen ten opzichte van vorig jaar, maar ook ten opzichte van het jaar dáárvoor. Wanneer je maandelijks bijvoorbeeld € 800 voor je huur hebt begroot, en het is € 900 per maand geworden, dan zou dat een te verklaren stijging kunnen zijn. Maar als het in het jaar vóór het afgelopen jaar nog € 600 per maand was, dan heb je iets uit te zoeken.

Door op deze manier met je cijfers om te gaan kun je vaststellen of je gevoel van geld dat er aan alle kanten uit vliegt, klopt. En je kunt, mede door dit inzicht, onderzoeken wat de oorzaak is en bijsturen daar waar nodig. Dat geef grip.

In de praktijk zien we, bij Rockit Finance, nogal eens dat er geen goed gevulde boekhouding is. Kostenposten die niet in de juiste grootboekrekening worden opgevoerd, kosten die gesplitst zouden moeten worden, komen te generiek, te globaal eigenlijk, terug in de boekhouding. Vaak ook maken achterstanden in deze boekhouding een actueel inzicht onmogelijk. Soms heeft dat te maken met boekhoudpakketten die niet altijd voldoende diepgang hebben, maar vaker ligt de oorzaak in het niet goed inrichten van een pakket.

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een post 'software' op te nemen, maar daar kan in de praktijk nogal veel onder vallen waardoor een goed inzicht alsnog ontbreekt. Zeker als je een partij bent die zich bezighoudt met bijvoorbeeld development. Dan is het gros van je kosten wellicht te relateren aan uitgaven voor software. Beter is om dit te splitsen in termen als 'hosting', 'platform', et cetera.

Ons advies in een klein, maar praktisch stappenplan

1. Maak je cijfers actueel.
2. Stel (evt. met terugwerkende kracht) een goed budget op voor het lopende boekjaar.
3. Richt je boekhoudpakket goed in.
4. Rubriceer alles in de juiste rubriek (grootboekrekening).
5. Breng voldoende splitsing aan.
6. Analyseer waar je geld aan uitgegeven wordt.
7. Pas daar aan waar nodig.

Ook snel weer grip op je geld krijgen?

Heb jij ook het idee dat het geld eruit vliegt? Pas bovenstaande stappen toe of schakel ons in om dit, op korte termijn, samen met je te doen. Grip op je geld geeft rust en daarmee focus op je ondernemerschap. En daar was het uiteindelijk toch allemaal om begonnen.