Datagedreven onderbuikgevoel is onmisbaar voor financieel gezond bedrijf

De directeur die vanuit het verleden komt, en nog niet met een finance manager werkt, stuurt vaak vanuit zijn onderbuikgevoel en het banksaldo. Dat zien we nog regelmatig gebeuren, al wordt het gelukkig wel steeds minder dankzij alle digitale systemen. Wanneer we een dergelijke houding opmerken dan bekijken we, bij wijze van start, vanuit Rockit Finance welke KPI’s het betreffende bedrijf nodig heeft…

Intake als goede start

Maarten van Leeuwen, oprichter en eigenaar van Rockit Finance vertelt: ‘We beginnen altijd met een intake waarin we kijken hoe het bedrijf precies werkt: wat doet men? Wat is het verdienmodel? Hoeveel voorraad heb je? Wat zijn je inkooptermijnen? Welke investeringen staan er gepland om je omzet op peil te houden? Zijn er misschien extra mensen nodig, bijvoorbeeld omdat je een omzetgroei verwacht? Welke invloed heeft dit dan weer op je cashflow? Dat zijn stuk voor stuk ontwikkelingen binnen je bedrijf die je geen van allen direct terugziet op je bankafschrift. In de beste situatie komen de digitaal verkregen inzichten overeen met de onderbuik van de ondernemer. Dan zit je goed. Je kan een data gedreven rapportage hebben, maar als de ondernemer zich hier niet in herkent, is er iets niet goed. Dat is het onderbuikgevoel dat wél zinvol is.'

Bepaal de juiste KPI’s (maar dan écht)

‘Als wij dan eenmaal weten hoe een bedrijf werkt, dan kunnen we daar ook de juiste KPI’s op bepalen. Het belangrijkste zijn over het algemeen het budget en de forecast, waarbij je kijkt naar wat er de komende tijd uit je bedrijf gaat komen. En natuurlijk de ontwikkeling van je omzet en je brutowinst, dat zijn ook hele belangrijke indicatoren. Wanneer je weet wat je omzet gaat doen, alsmede je brutowinst en je (personeels)kosten, dan weet je immers je cashflowpositie. Een voorraadinvestering, of een nieuwe laptop voor alle werknemers: dat zie je dan weer niet terug in je forecast, maar wél in je cashflow. Het is immers een investering. Dat wil je allemaal meenemen en dat bij elkaar bepaalt de financiële gezondheid van je bedrijf. Het is vooral ook de diepere analyse van deze cijfers die erg zinvol is. Zo kan je brutowinst bijvoorbeeld heel hoog zijn, maar als deze procentueel gezien daalt, dan kan dat een teken zijn dat het minder gaat. Denk aan tijden van inflatie waarbij kostprijzen hoger worden en omzetten gelijk blijven: dan lever je, onder de streep, uiteindelijk toch geld in.’

Werk met de LER, de labor efficiency ratio

Maarten: ‘Niet voor niets werken we vanuit Rockit Finance graag met de LER, de labor efficiency ratio. Deze laat zien hoe winstgevend je personeel is, door te kijken naar de brutomarge gedeeld door de personeelskosten inclusief ingehuurde medewerkers. Als dit % boven de 1,5 uitkomt dan zit het wel goed. Gaat de LER een stuk lager, zo rond de 1, dan maak je nét genoeg omzet om je personeelskosten te dekken. En dan komen de andere kosten nog. Wanneer dit lang duurt (bijvoorbeeld ook ná de start up-fase), dan kun je stellen dat een bedrijf financieel niet gezond is.’

Datagedreven onderbuik onmisbaar

Uiteindelijk zijn er een aantal instrumenten waarmee je kunt sturen . Ook voor de hand liggende zoals een goede debiteuren- en crediteurentermijn, spelen daar een rol in. Kort samengevat durf ik te stellen dat het voor een ondernemer onmisbaar is om te werken vanuit een datagedreven onderbuik. Pas dán ben je serieus bezig met de financiële gezondheid van je bedrijf’, aldus Maarten.