Wat doet een financial controller eigenlijk?

"Mijn boekhouder doet toch de cijfers?" Klopt. Alleen: verwerken is iets anders dan controleren. En controleren is iets anders dan sturen. Het verschil is voor veel ondernemers onduidelijk, tot het een keer misgaat.

In deze blog vertelt Maarten van Leeuwen, founder Rockit Finance, wat een financial controller doet, hoe dat verschilt van een business controller en CFO, en wanneer je er een nodig hebt.

De boekhouder verwerkt, de financial controller controleert

Je boekhouder legt alle transacties vast: inkoopfacturen, bankafschriften, creditcardbetalingen, salarisadministratie. Dat is dataverwerking. Noodzakelijk werk, maar het is registreren wat er is gebeurd.

Een financial controller pakt het op waar de boekhouder stopt. Die kijkt naar de verwerkte cijfers en beoordeelt of ze kloppen, zowel technisch als inhoudelijk. Klopt de omzet die in de boeken staat met wat er daadwerkelijk is geleverd? Zijn alle kosten in de juiste periode geboekt? Staan er posten open die er niet horen te staan?

Klinkt als detail? Dat is het niet. Als je maandcijfers niet betrouwbaar zijn, kun je er niet op sturen. Dan neem je beslissingen op basis van informatie die niet klopt, en dat merk je pas als het te laat is.

Wat een financial controller elke maand doet

Concreet ziet het er zo uit. Je boekhouder sluit de maand af en alle transacties zijn verwerkt. Dan gaat de financial controller aan de slag.

Die checkt de balans: staan alle posten goed, zijn vooruitbetaalde kosten correct verdeeld over de maanden, klopt de voorraadwaardering, is de omzetverantwoording juist?

Vervolgens maakt de financial controller een maandrapportage. Geen opsomming van cijfers, maar een overzicht met context. Hoe verhoudt de werkelijkheid zich tot de begroting? Waar zitten de afwijkingen? Wat is de verklaring?

Die rapportage is het startpunt voor het gesprek met jou als ondernemer. Een basis voor beslissingen, geen leesvoer dat je doorbladert.

Het verschil met een business controller en een CFO

Hier wordt het voor veel ondernemers verwarrend. Want wat is dan het verschil met een business controller of een CFO?

Een financial controller kijkt naar wat er is geweest: de cijfers van de afgelopen maand. Kloppen ze? Wat is er gebeurd?

Een business controller kijkt naar wat er gaat komen. Die analyseert afwijkingen en trekt ze door naar de toekomst. Als je omzet vorige maand 15% lager was dan begroot, wat betekent dat voor de rest van het jaar? Moeten we de begroting aanpassen? Welke scenario's zijn realistisch?

Een CFO zit op strategisch niveau. Die denkt mee over overnames, investeringen, financieringsstructuren en de langetermijnkoers van het bedrijf. Die zit in het managementteam en vertaalt financiële inzichten naar strategische beslissingen.

Drie rollen, drie niveaus. Ze bouwen op elkaar voort, en de volgorde doet ertoe.

Waarom je niet kunt beginnen bij de CFO

Dit is een valkuil die ik regelmatig zie. Een ondernemer wil strategisch advies: scenario's, forecasts, investeringsanalyses. De basisdata klopt alleen niet. De maandcijfers lopen achter, niemand heeft de balans opgeschoond en het is onduidelijk welke kosten waar thuishoren.

Dan kun je geen betrouwbare forecast maken. Garbage in, garbage out.

Daarom beginnen wij altijd bij de basis. Eerst de financiële huishouding op orde brengen, zorgen dat de cijfers kloppen en betrouwbaar zijn, en van daaruit opbouwen naar analyse, forecasting en strategie.

Het is minder sexy dan meteen met scenario's aan de slag gaan. Het is wel de enige manier die werkt.

Wanneer heb je een financial controller nodig?

Er zijn een paar signalen die erop wijzen dat je boekhouder niet meer voldoet en je een financial controller nodig hebt.

Je maakt beslissingen op basis van cijfers waarvan je niet zeker weet of ze kloppen. Je maandrapportage komt te laat of vertelt je te weinig. Je merkt dat er elke maand verrassingen zijn bij het afsluiten van de boeken. Of je hebt een investeerder of aandeelhouder die rapportages verwacht die je nu niet kunt leveren.

Herken je een of meer van deze signalen? Dan is het tijd om te kijken of een financial controller past bij de fase waar je bedrijf in zit.

Plan een kennismakingsgesprek in. We kijken samen naar je huidige financiële setup en waar de eerste stap zit.